Bättre koll med ny avtalsportal

Sweco har nio tusen medarbetare spridda över tolv länder. Det ställer höga krav på ordning och reda. Med den nya avtalsportalen har Sweco IT fått bättre kontroll och kan enklare hantera sina service- och supportavtal.

Sweco

Sweco har de senaste fem åren gått från att hantera ett mindre antal servrar i Sverige till att globalt hantera mångfalt fler i länderna Norge, Danmark, Finland, Ryssland, Estland, Lettland, Litauen, Bulgarien, Polen, Tjeckien och Slovakien.

Stefan Thurell, globalt ansvarig för avtalsportalen inom Server Operations på Sweco IT, ägnade tidigare en stor del av sin arbetstid till att manuellt hantera service- och supportavtalen. Det behöver han inte längre. Sedan Caperio hjälpte Sweco implementera den nya avtalsportalen så kom företaget snabbt igång och i dag används den flitigt. Avkastningen på investeringen kom omedelbart.

Med ökad tillgänglighet till serviceavtalen används också befintliga och investerade resurser bättre och effektivare samtidigt som riskerna minskar.

– Avtalsportalen uppfyller de krav och behov vi har. Nu har vi full kontroll över våra servrar i alla länder och en tydlig bild över avtalen och när de upphör. Detta ger oss god framförhållning i vår planering, säger Stefan Thurell.

Portalen är också ett bra verktyg för bättre kontroll av supportkostnaderna och företaget kan enkelt få ut tydliga sammanställningar.

– Under varje avtalskategori kan vi få fram vilka kostnader ett avtal har. Dessutom är det enkelt att ta fram rapporter om till exempel vilka avtal som löper ut under innevarande budgetår eller för kommande år, fortsätter Stefan Thurell.

Budgetunderlaget kan sedan effektivt bearbetas av Caperio och kostnader för supportförlängningar plockas fram, så att Sweco IT kan fatta rätt beslut om produktens support ska förlängas eller inte.

Stefan upplever att Caperio är lyhörda och tar hänsyn till verksamhetens behov.

– Vi bistår Sweco i att hitta rätt supportnivå och säkerställer att supporten används på rätt sätt, säger Jacob Wennberg, utvecklingsspecialist på Caperio.

Om Sweco:
Sweco är ett av Europas tio största teknikkonsultföretag och ett av de största arkitektföretagen. Verksamhet går ut på att planera framtidens städer och samhällen.

Uppdragen handlar om allt från förstudier, utredning och strategisk planering till design, konstruktion, projektering och projektledning. De omsätter cirka 9 miljarder SEK.

Kunderna finns inom både privat och offentlig verksamhet.

9 000 medarbetare i Sverige, Norge, Danmark, Finland, Ryssland, Estland, Lettland, Litauen, Bulgarien, Polen, Tjeckien och Slovakien.

Har en omfattande projektexport och utför uppdrag i 80 länder runt om i världen.

Projektet i fyra steg:

Situation: Lätt rörigt med manuell hantering av alla service- och supportavtal för olika leverantörer och system.

Lösning: Caperio avtalsportal förenklar vardagen genom tydlighet och bra översikt.

Möjlighet: Tidsbesparing, ger en bättre kontroll av service- och supportkostnaderna samt underlättar vid budget sammanhang.

Effekt: Säkrare hantering samt flexibilitet till avtalsperioder som är anpassade till verksamheten. Ökad proaktivitet mot den egna organisationen. Förbättringsåtgärder leder till kostnadsbesparingar.