Tid att spara med god översikt

På företag med en växande personalstyrka utgör licens­hanteringen en speciellt stor utmaning. På Malmö Aviation har man valt att centralisera licenshanteringen. ”Den goda översikten sparar tid”, säger Michael Quist, it­chef på Malmö Aviation.

Malmoe_Aviation

I februari 2013 valdes Malmö Aviation till bästa inrikes transportbolag – för tolfte gången! Ökad efterfrågan har fått Malmö Aviation att sätta in både nya avgångar och nya linjer under 2013. Men med en växande personalstyrka som är spridd över flera orter är licenshanteringen komplicerad. Sedan ett drygt år hjälper Caperio Malmö Aviation att köpa och förvalta sina programvarutillgångar.
– Malmö Aviations it-avdelning är i princip en beställarorganisation i dag; vi jobbar med outsourcing sedan några år. Ett sätt att få koll på licenshanteringen är att centralisera den, säger Michael Quist.

I Caperios tjänst för licenshantering (SAM eller Software Asset Management) ingår bland annat att licensinköpen löpande registreras och nyuppkomna behov diskuteras. Möjliga förbättringsområden ses över, och exempelvis årsrapporteringen till Microsoft får en effektiv och snabb hantering.

Michael Quist framhåller tidsbesparingen som det primära skälet till beslutet att söka en partner i arbetet med programvarutillgångarna.
– På ett större bolag kan licenshanteringen motsvara ett heltidsjobb, berättar Julia Annbrink, affärsutvecklare på Caperio.

Det finns också betydande ekonomiska besparingar att göra för företag som prioriterar licenshanteringen. Med programmet Snow License Manager övervakar numera Malmö Aviation sitt faktiska användande av program. Det innebär att licenser för program som inte nyttjas kan återanvändas och att fördelningen av program kan baseras på faktiskt bruk. Onödiga kostnader i form av överlicensiering undviks.
– Fördelen med just Snow License Manager, enligt Julia Annbrink, är att det är ett effektivt verktyg som är enkelt att använda.

På Malmö Aviation tar man löpande ut egna rapporter från Snow License Manager för att använda i sammanställningar och i budgetarbetet. Som bidragande till den förenklade licenshanteringen vill Michael Quist inte bara lyfta fram verktyget utan också Caperio som samarbetspartner:
– De är lyhörda för våra behov, följer upp och jobbar med relationen.

Projektet i tre steg

Situation:
Malmö Aviations it-avdelning köper licenser från flera håll och lägger mycket intern tid på förvaltningen av sina programvarutillgångar.

Lösning:
Caperios SAM-tjänst förenklar hanteringen av programvaran, från inköp till utfasning, och baseras på Snow License Manager, ett verktyg som övervakar faktiskt användande av program. Tjänsten kombinerar verktyget med konsulthjälp.

Effekt:
Tjänsten är kostnadseffektiv och ger säker licenshantering. Malmö Aviation gör en viktig tidsbesparing och kan omfördela licenserna för outnyttjade program. Onödiga licensinköp undviks liksom negativa påföljder av eventuell underlicensiering.