5 000 medarbetare – ett e-postsystem

Stockholms universitet rankas bland Europas bästa universitet. Med närmare 5 000 medarbetare fyller e-postsystemet en viktig funktion. ”Tack vare den nya lösningen kan vi spara 700 000 kronor per år”, säger Mikael Wettercrantz, gruppchef vid infrastruktursektionen på Stockholms universitets it-avdelning.

Stockholms_Universitet

För ett par år sedan hade Stockholms universitet problem med sina åldrande och många e-postsystem. Dessutom stod universitetet inför en större infrastruktursatsning där storskalighet och stabilitet var två av ledorden.

– Vi hade trettioåtta olika e-postsystem för medarbetarna, som var både dyra i drift och krångliga att administrera. Trots en central it-avdelning har varje institution rätt att ta fram egna it-lösningar – därav antalet e-postsystem, säger Mikael Wettercrantz, gruppchef på Stockholms Universitet.

Den centraliserade it-avdelningen, där 105 medarbetare arbetar, beslöt att investera i ett modernt och enhetligt e-postsystem och offerter från både Dell och Hewlet- Packard (HP) togs in. Det var genom HP som Stockholms universitet kom i kontakt med Caperio. De  resenterade en storskalig, kostnadseffektiv och framtidssäker lösning – HP E5700 – som blev den första installationen i Sverige.

– Caperio ingav förtroende, vilket ledde till att vi investerade i systemet. Samarbetet har fungerat bra under hela utformnings och implementeringsfasen.

– Själva migreringen av alla befintlig data, som skedde under en helg och utan driftavbrott, handlade om att föra över 2 000 användare till det nya systemet. Idag har vi fått in ytterligare drygt 1 000 användare och systemet kan hantera minst 3 000 användare till. Lösningen kan också utökas för att klara universitetets framtida behov.

Systemet som har varit i drift i drygt två år gav direkt en besparing på 700 000 kronor. Men tack vare övergången till ett modernt system ser Mikael också att universitetet investerat i it-infrastruktur som kommer att spara pengar även i framtiden. Systemet är också mer miljövänligt.

– Dessutom har den förenklade hanteringen av e-postsystemet inneburit att vi kunnat frigöra en medarbetare som kan jobba med andra viktiga it-projekt. I samband med installationen av den nya Exchange-miljön, tecknade Stockholms universitet ett supportavtal med Caperio.

– Det ger oss en trygghet att Caperio är här och gör regelbundna hälsokontroller på hårdvaran och genomför eventuella förbättringsåtgärder.

– Stockholms universitet kan i och med detta fokusera på sin dagliga kärnverksamhet. De har även möjlighet att med kort varsel få hjälp med sin Exchangemiljö om något oförutsett skulle inträffa, säger Fredrik Lindman, kundansvarig på Caperio.

Projektet i fyra steg

Situation:
Trettioåtta olika e- postsystem med ojämn stabilitet behövde bli ett. Stockholms universitet söker en enhetlig e-postlösning som är enkel att få på plats och enkel att administrera.

Lösning:
Microsoft Exchange Server 2010, en storskalig, kostnadseffektiv och framtidssäker lösning. Systemet är baserat på tre HP E5700 blade-chassier med 80 TB diskyta per chassi.

Möjlighet:
Lösningen ger en solid grund, som går att utöka och ger möjlighet att konsolidera och centralisera det flera e-postsystem till ett.

Effekt:
Driftssäkrare, energisnålt och kostnadseffektivt.